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Les outils de productivité

Aujourd’hui tous les ordinateurs, téléphones et tablettes sont fournis avec des applications dès le premier démarrage. Parmi elles se trouvent des applications permettant de vous organiser, de gérer votre temps, de communiquer, en clair : des outils de productivité.

Les plus connues sont Calendrier et Courrier sur Windows 10; Mail, Calendrier et Rappels sur macOs et iOs; Outlook dans la suite office et enfin Keep, Calendar et Gmail dans la suite Google Cloud. Mais si vous voulez aller plus loin, voici notre sélection d’applications, qui nécessitent un peu de votre temps maintenant pour vous en faire gagner à terme.

Communication instantanée

Abordons tout d’abord deux applications vous permettant de communiquer de façon plus instantanée que les emails, mais apportant leur lot de fonctionnalités.

Skype

La première et sûrement la plus connue, Skype est proposée par Microsoft Skype est disponible sur toutes les plateformes et appareils qui existent et propose un large panel de fonctionnalités : messagerie instantanée, appels classiques, appels vidéo, appels vers des numéros de téléphone (fonctionnalité payante), appels (vidéo ou non) de groupe. Du côté de la messagerie instantanée (également disponible en groupe) Skype propose plusieurs fonctionnalités : Emojis, envoi d’images et de vidéos, partage de la position, partage d’écran, envoi de messages. vidéos, virement d’argent et également l’intégration d’une liste conséquentes d’applications (Spotify / Youtube / Outils microsoft / Gif etc.)

Slack

A plus faible notoriété, Slack est également disponible sur un grand nombre de plateformes. La grande force de Slack est son catalogue impressionnant d’applications compatibles : plus de 1500 ! Trello, Google Drive, Github ou encore Dropbox et Salesforce, le catalogue d’applications est capable de répondre aux besoins de chaque utilisateur. Une autre de ses forces est la possibilité de créer des équipes (groupe de personnes travaillant dans la même société / sur le même projet) afin de discuter à plusieurs. Mais ça ne s’arrête pas là, cette conversation d’équipe peut être divisée en « chaînes » traitant chacune d’un sujet différent du projet par exemple. Slack permet également de passer des appels et appels vidéos. Enfin, pour renforcer son aspect d’outil collaboratif, Slack propose un partage de fichiers simple, et un ensemble de droits, permissions et restrictions permettant de gérer les accès aux différentes chaînes et applications liées, renforçant ainsi la sécurité de la communication.

To-do list

À l’instar des applications de communication, les applications de “todolist” peuvent être aussi bien utilisées à titre privé que professionnel. Attention, les applications suivantes ont des versions gratuites, mais beaucoup des fonctionnalités ne se débloquent que grâce à des achats ou abonnements.

Evernote

Cette aurait également pu occuper une place dans la rubrique suivante concernée par les applications de gestion de projet de part son grand panel de fonctionnalités. Todolist, prise de notes numériques et manuscrites, numérisation de documents, captures d’écran, recherche dans du texte manuscrit ou dans des documents et synchronisation sur tous vos appareils : voici les principales fonctionnalités d’Evernote, faisant de cette application un véritable compagnon de travail.

Wunderlist & Todoist

Ces deux applications sont assez similaires. Leurs points communs : une version gratuite à laquelle s’ajoute un système d’abonnement, la gestion des listes, la création de rappels, le partage de tâches / la collaboration sur des listes de tâches. Maintenant voyons les petites différences qui peuvent vous pousser à choisir une application plutôt qu’une autre. Au niveau de la compatibilité, les deux applications sont compatibles avec la plupart des systèmes mais Wunderlist va plus loin du côté des plateformes en proposant une version compatible Chromebooks, Windows phone et Amazon; et Todoist va plus loin dans les intégrations en proposant une intégration directe dans les clients mails ainsi qu’une intégration avec les montres connectées et Zapier. Enfin au niveau des fonctionnalités, Todoist propose une partie de gamification via le niveau de Todoist Karma, des points reçus si vous effectuez bien vos tâches.

Habitaca

Très originale mais ne convenant pas à tout le monde, Habitica est une application permettant de suivre ses todolists et de programmer des rappels. Elle permet également de suivre des habitudes. Via des + et des – vous pourrez indiquer par exemple si vous respectez bien la dose de sport que vous vous êtes fixée, ou votre régime alimentaire. Les conséquences du respect (ou non respect) de vos habitudes, todolist et rappels seront le gain d’expérience, de gemmes ou la perte de points de vie. Car dans Habitica, vous incarnez un personnage à votre effigie, comme dans un jeu vidéo. Au fur et à mesure de la complétion des tâches, ce personnage gagnera des points de caractéristiques, d’équipement et bien d’autres bonus lui permettant d’aller combattre des monstres seul ou avec vos amis. Cette gamification du suivi de tâches donne un charme certain à Habitica, dont l’approche se différencie de tous ses concurrents.

Gestion de projet

Abordons enfin trois applications très utiles, (indispensables ?) afin de vous aider à gérer un projet.

Active Collab

Active Collab est sans doute l’application de gestion de projet la plus complète. Pensée comme une solution toute en un, Active Collab gère tous les aspects possibles d’un projet : estimation des temps de travail et du budget, chronométrage, assignation de tâches à des personnes, todolist, calendrier, facturation, commentaires et partage de documents : tout y est. On reprochera tout de même la difficulté de prise en main de la solution ainsi que de son manque de personnalisation (surtout au niveau des rôles au sein d’un projet) ainsi que son coût, qui peut être très élevé pour une petite structure.

Trello

La seconde plus facile d’accès mais disposant de moins de fonctionnalités est Trello. L’interface de Trello est simple : c’est un tableau regroupant des listes de tâches pouvant être assignées à différentes personnes, être déplacées de liste en liste et pouvant avoir des rappels et une date d’échéance. Collaboratif, l’application permet également de partager des fichiers ou d’associer certains fichiers à une tâche.

Mural

Cette application se différencie des deux précédentes par son approche plus “créative”. Mural est une application ayant pour but de répliquer un tableau blanc et des post-it afin de gérer la création et l’organisation d’idées à distance. Si vous avez déjà une idée précise de ce que vous voulez accomplir comme phase d’un projet, Mural propose de très bons templates comme une matrice SWOT, un business model canvas ou encore la création de personas (ou personae).

Il existe bien d’autres applications mais celles que nous avons détaillé ici sont des applications que nous avons utilisés ou utilisons encore au quotidien, pour lesquels nous avions l’expérience de l’outil nous permettant ainsi de vous les “recommander”.